GESTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ET COOKIES

Politiques de confidentialité

Quelle est l'utilité de cette politique ?

Nous accordons une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles qui représentent pour nous un gage de sérieux et de confiance.

La politique de confidentialité des données témoigne précisément de notre volonté de faire respecter les règles applicables en matière de protection des données et, notamment, celles du Règlement général sur la protection des Données (« RGPD »).

En particulier, la politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données dans le cadre des services que nous fournissons.

Pourquoi traitons-nous vos données ?

Dans le cadre des services proposés, nous sommes nécessairement amenés à traiter vos données personnelles pour les raisons et les fondements suivants :
  • Pour que vous puissiez bénéficier de nos services (ex : création de compte, organisation de rendez-vous, mise en conformité, accompagnement DPO, suivi des demandes d’accès, demandes de mise en contact avec Olfeo, etc.) et pour répondre à vos demandes (ex : demandes d’information, réclamations, support etc.) sur la base de nos conditions générales de vente, de nos conditions générales d’utilisation, et de notre intérêt légitime à vous fournir le meilleur service possible.
Pour que vous restiez informés de nos dernières offres promotionnelles et événements par email, et par voie téléphonique, sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et sur la base de votre consentement, dans le cas où vous ne seriez pas encore un de nos clients.
  • Pour que vous puissiez nous suivre sur les réseaux sociaux et partager vos opinions sur la base des conditions générales d’utilisation de la plateforme utilisée (ex : Twitter, LinkedIn…) et de notre intérêt légitime à bénéficier d’une page dédiée sur les réseaux sociaux.
  • Pour que vous puissiez vous inscrire et recevoir notre newsletter qui vous informera de toutes les actualités concernant nos services sur la base de votre consentement.
  • Pour que vous puissiez candidater à un poste chez Olfeo sur la base des discussions que nous avons avec vous pendant le processus de recrutement et de notre intérêt légitime à recruter et sélectionner des candidats.
  • Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services au quotidien (ex : statistiques, sécurité des données, etc.) sur la base des obligations légales pesant sur nous, de nos conditions générales de vente et de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services.
  • Enfin, nous pouvons également installer des “Cookies” sur votre terminal. Pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation des “Cookies”, nous vous invitons à consulter notre “Politique Cookies”.
Nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment et nous garantissons qu’aucune de vos données ne sera jamais vendue à un partenaire ou à un tiers. En revanche, dès lors que vous publiez volontairement du contenu sur les pages que nous éditons sur les réseaux sociaux, vous reconnaissez être entièrement responsable de toute information personnelle que vous pourriez transmettre, quelle que soit la nature et l’origine de l’information fournie.

Quelles données traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé les catégories de données personnelles que nous collectons directement auprès de vous, ainsi que leurs durées respectives de conservation.

Si vous souhaitez obtenir encore plus de détails sur les durées de conservation, vous pouvez nous contacter à l’adresse : dpo@olfeo.com.

Données d’identification professionnelles et coordonnées (ex : nom, prénom, adresse email professionnelle, adresse professionnelle, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
  • Données aux fins de prospection commerciale, marketing et de souscription à notre newsletter (ex : adresse email, etc.) conservées pendant une durée maximum de 3 ans à compter du dernier contact que nous avons eu avec vous.
  • Données indiquées dans le CV et la lettre de motivation conservées pendant la durée du processus de recrutement puis pendant 2 ans à compter de votre candidature.
  • Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
A l’expiration des durées de conservation résumées précédemment, nous supprimons toutes vos données personnelles afin de garantir votre confidentialité pour les années futures.

La suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.
  • Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
  • Droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles mis en œuvre à des fins de prospection commerciale.
  • Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
  • Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
  • Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
  • Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit.
Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous à l’adresse. Toute demande qui n’est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais, dans la limite de deux mois à compter de sa réception, au cas où la demande serait techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données ?

Nous ne communiquons vos données qu’aux personnes dûment autorisées à les utiliser pour mettre en œuvre nos services. Il peut notamment s’agir de notre personnel en charge de la mise en œuvre du service, de la comptabilité, du marketing ou même de la sécurité de nos locaux.
Nous pouvons également communiquer vos données aux autorités publiques, ainsi qu’à des prestataires pour assurer le bon fonctionnement de nos services (ex : hébergement des données, etc.).

Comment protégeons-nous vos données ?

Nous mettons en œuvre tous les moyens techniques et organisationnels requis pour garantir la sécurité de vos données au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation de vos données qui ne serait pas autorisée.
Vos données peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?

Sauf si cela s’avère strictement nécessaire et de manière exceptionnelle, nous ne transférons jamais vos données en dehors de l’Union européenne et vos données sont toujours hébergées sur le sol européen. En outre, nous faisons notre maximum pour ne recruter que des prestataires hébergeant vos données au sein de l’Union européenne.

Dans le cas où nos prestataires seraient néanmoins amenés à transférer des données personnelles vous concernant en dehors de l’Union européenne, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées afin d’assurer la confidentialité et la protection de vos données.

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d'informations ?

Notre Délégué à la protection des données (“DPO”) est toujours à votre disposition pour vous expliquer plus en détail la manière dont nous traitons vos données et pour répondre à vos questions sur le sujet à l’adresse dpo@olfeo.com.

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

Vous pouvez à tout moment contacter l’autorité de contrôle française en matière de protection des données (la “Commission nationale de l’informatique et des libertés” ou “CNIL”) aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.

La politique peut-elle être modifiée ?

Nous sommes susceptibles de modifier notre politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur. Vous serez évidemment informés de toute modification de cette politique.

Cookies de navigation et leur traitement par Olfeo

Lorsque vous naviguez sur notre site internet, des informations sont susceptibles d’être enregistrées, ou lues, dans votre terminal, sous réserve de vos choix.

Olfeo a développé cette politique dans le but d’informer l‘utilisateur sur ce qu’est un cookie, quel type de cookies est utilisé sur ce site internet et de quelle manière l’utilisateur peut les gérer selon ses intérêts.

Lorsque l’utilisateur visite le site internet pour la première fois, il est informé de l’existence de cookies et de la présente « Politique de cookies » d’Olfeo.

Lors de futures visites réalisées par l’utilisateur sur ce Site Internet, celui-ci pourra consulter la présente Politique de Cookies à tout moment, dans l’onglet “Mentions légales” située sur la partie inférieure du Site Internet.

En naviguant sur ce Site Internet, l’utilisateur consent qu’Olfeo installe dans son ordinateur les cookies décrits ci-dessous, sauf si l’utilisateur a modifié la configuration de son navigateur pour refuser des cookies.

Qu'est-ce qu'un cookie ?

Les cookies sont des petits fichiers que certaines plateformes comme les sites internet, peuvent installer dans votre ordinateur. Leurs fonctions peuvent être très variées : ils permettent de stocker vos préférences de navigation, recueillir des informations statistiques, permettre certaines fonctionnalités techniques, etc. Parfois, les cookies sont utilisés pour stocker des informations de base sur les habitudes de navigation de l’utilisateur ou de son ordinateur, jusqu’au point de pouvoir le reconnaître selon le cas.

Les cookies sont aussi utilisés pour gérer la session de l’utilisateur, en réduisant le nombre de fois où il est nécessaire d’introduire le mot de passe ou pour ajuster les contenus du site internet à ses préférences. Les cookies peuvent être “temporaires”, c’est-à-dire qu’ils s’effacent de l’ordinateur de l’utilisateur une fois que celui-ci abandonne le site internet qui les génère, ou “persistants”, c’est-à-dire des cookies qui restent dans l’ordinateur de l’utilisateur jusqu’à une date déterminée.

Les cookies sont importants parce que très utiles pour les motifs suivants : d’un point de vue technique, ils permettent que les sites internet fonctionnent de manière plus fluide et adaptée aux préférences de l’utilisateur (par exemple : les cookies stockent la langue de l’utilisateur ou la monnaie de son pays). En plus, ils aident la société des sites internet à améliorer leurs services grâce à l’information statistique recueillie par eux.

Quel type de cookies utilise ce site internet ?

Ce Site Internet Olfeo utilise plusieurs types de cookies :

Cookies d'usage interne

Ces cookies sont indispensables pour le fonctionnement du site internet, comme par exemple ceux qui permettent l’authentification ou le maintien de la session d’un utilisateur inscrit lorsqu’il navigue sur le site internet. La désactivation de ces cookies empêche le fonctionnement correct de certaines fonctionnalités de ce site internet.

Cookies d’analyse statistique

Ces cookies sont anonymes et permettent à Olfeo, après traitement par Olfeo ou par des tiers, de quantifier le nombre de visiteurs et d’analyser statistiquement l’utilisation que font les Utilisateurs des services de ce Site Internet. Grâce à cela, Olfeo peut étudier la navigation réalisée sur ce Site Internet et améliorer ainsi le site.

Tant pour les cookies d’usage interne, que pour ceux d’analyse statistique, Olfeo utilise des :
  • Cookies temporaires qui expirent en un jour
  • Cookies permanents qui expirent en 1 mois
  • Cookies permanents qui expirent en 24 mois
  • Cookies d’acceptation de la Politique qui expirent en 6 mois

Garanties et options relatives aux cookies

L’utilisateur peut à tout moment accéder au paramétrage de son navigateur et habiliter ou déshabiliter l’utilisation de cookies. De même, vous pouvez éliminer les cookies stockés après chaque session.

Vous pouvez aussi activer l’option “navigation privée” et le navigateur arrête d’enregistrer l’historique de navigation, les mots de passe du site internet, les cookies et d’autres informations des sites internet visités par l’utilisateur. L’utilisateur peut le consulter dans la section “Aide” de son navigateur.

Comment l’utilisateur peut-il configurer les cookies?

L’Utilisateur peut permettre, bloquer ou éliminer les cookies installés dans son ordinateur au moyen de la configuration des options de son navigateur Internet. Est indiqué ci-dessous le lien qui permettra d’accéder rapidement à l’information nécessaire afin de procéder à la configuration de votre navigateur en ce qui concerne les cookies.

Confidentialité et sécurité en matière de traitement des données et de communications électroniques

Olfeo s’engage à traiter de manière confidentielle les données à caractère personnel de l’utilisateur, prenant les mesures de sécurité d’ordre technique, ainsi que les mesures organisationnelles nécessaires garantissant la sécurité des données à caractère personnel, afin d’éviter leurs modification, perte, traitement et/ou accès non autorisé, en tenant compte du niveau technique actuel, de la nature des données stockées et des risques auxquels elles sont exposées, conformément à ce qui est prévu dans les lois. Olfeo garantit, dans la mesure du possible et selon le niveau technique actuel, la confidentialité et l’intégrité des données et de l’information fournies par les consommateurs et les Utilisateurs à l’occasion de la navigation sur le Site Web.