Le Shadow IT, la face cachée de vos infrastructures interne

Qu’est-ce que le Shadow IT ?

 Le Shadow IT consiste en l’utilisation d’outils informatiques, logiciels ou applications, non visibles et contrôlés par la DSI. Devenue une pratique courante, puisque selon Gartner plus de 40% des collaborateurs les utilisent dans les entreprises, elle inclut les systèmes, appareils, logiciels, applications SaaS et autres services utilisés par les salariés, mais qui n’ont pas été autorisés explicitement par l’entreprise ou la charte IT de l’employeur.

 Ces outils sont souvent adoptés par les employés pour des raisons de productivité légitimes. Cependant, leur utilisation pose des risques en matière de sécurité et de conformité, car ils échappent au contrôle des équipes IT. Avec la montée en puissance des services cloud ces dernières années, le Shadow IT s’est largement démocratisé, rendant encore plus difficile la tâche des DSI pour maîtriser l’infrastructure informatique de l’entreprise.

 Les limites du Shadow IT

 Avec l’avènement du cloud, les salariés ont pris l’habitude, dès qu’ils en ressentent le besoin,  d’accéder facilement à des applications et outils en ligne, parfois sans passer par les processus d’approbation de l’entreprise. Cela peut concerner des outils de collaboration, de stockage de données, ou encore des logiciels d’intelligence artificielle (IA), utilisés pour optimiser certaines tâches professionnelles.

 Si cette autonomie semble offrir des avantages en termes de productivité, elle comporte aussi de nombreux risques. Du point de vue des DSI, le Shadow IT représente une porte d’entrée pour des cyberattaques, des fuites de données ou encore des violations de conformité. De plus, il devient plus difficile pour l’entreprise d’assurer la protection des données et de garantir que les outils utilisés respectent les exigences réglementaires, comme le RGPD.

 Un autre facteur aggravant est l’utilisation d’appareils personnels dans un contexte professionnel, une pratique connue sous le nom de BYOD (Bring Your Own Device). Ces appareils, souvent mal sécurisés, échappent au contrôle de la DSI et représentent des failles supplémentaires dans la sécurité de l’organisation.

De plus, le shadow IT est une porte ouverte au manque de visibilité sur les budgets avec des logiciels qui sont utilisés par les salariés, pouvant faire doublon avec des solutions déjà en place dans l’entreprise. Enfin ces logiciels non approuvés peuvent entraîner des failles qui conduiraient immanquablement à des coûts supplémentaires pour l’entreprise. De surcroît si l’entreprise était amenée à subir des pertes de données confidentielles ou vitales pour son business impactant son chiffre d’affaire.

Les enjeux des DSI en 2024 :

 Bien que le Shadow IT présente des risques, il ne faut pas négliger ses avantages potentiels. Les employés cherchent à répondre à des besoins spécifiques qui ne sont pas toujours pris en charge par les outils internes. Il présente des opportunités en termes de productivité et d’innovation, en permettant aux collaborateurs d’adopter des outils qui améliorent leur efficacité, en particulier. Par exemple, un service marketing peut adopter une application SaaS pour collaborer en temps réel, ou un service client peut utiliser une IA pour analyser rapidement les données des clients.

 Toutefois, la mission des DSI en 2024 est de trouver un équilibre entre productivité des salariés et sécurité pour l’entreprise. Il s’agit de permettre aux employés de travailler de manière efficace, tout en assurant :

• La protection contre les failles de sécurité ;
• La Conformité et réglementations ;
• L’absence de contrôle sur les actifs IT ;
• La sensibilisation et éducation des collaborateurs sur les risques du Shadow IT ;
•  La gestion budgétaires.

Failles de sécurité

L’usage de solutions non approuvées crée des failles que les cybercriminels peuvent exploiter. Sans surveillance adéquate, les applications cloud ou SaaS peuvent introduire des vulnérabilités dans le réseau d’entreprise, augmentant le risque d’attaques malveillantes. L’utilisation de services non autorisés peut également entraîner un risque de réutilisationdes mots de passe d’une application à une autre, ce qui en cas de fuite de données représentera une menace supplémentaire.

Conformité et réglementations

L’usage de certaines applications et logiciels non approuvées peut entraîner des risques de non-conformité des réglementations comme le RGPD. C’est le cas par exemple si des données sensibles sont stockées ou partagées via des services non conformes, qui exposerait l’entreprise à des sanctions financières ou encore à des atteintes à sa réputation. 

Absence de contrôle sur les actifs IT

Lorsque des employés adoptent des solutions hors de la supervision de la DSI, les entreprises perdent le contrôle sur leurs infrastructures informatiques, rendant la gestion et la sécurité de ces environnements plus complexes.

Sensibilisation et éducation des collaborateurs sur les risques du Shadow IT

Il est important de noter que dans la plupart des cas les employés ne sont pas conscients du risque qu’il fait encourir à son entreprise. C’est pourquoi la sensibilisation et la formation régulière des équipes sont cruciales pour créer une culture de sécurité informatique.

Les DSI doivent mettre en place des programmes de formation pour expliquer les dangers liés à l’utilisation d’applications non approuvées et les bonnes pratiques à suivre.

Gestion budgétaires

Lorsqu’un grand nombre d’outils non autorisés sont utilisés, les DSI perdent la visibilité sur les dépenses liées aux logiciels et services. Cela peut entraîner un gaspillage de ressources, avec des doublons dans les abonnements à des solutions SaaS ou des coûts imprévus en matière de gestion et de sécurité.

 L’utilisation de l’IA et son impact sur le Shadow IT 

L’intelligence artificielle (IA) est également un phénomène en plein essor et fait partie des technologies de plus en plus utilisées de manière non contrôlée au sein des entreprises. Les employés adoptent souvent des outils d’IA générative pour des tâches comme la rédaction de contenu, l’analyse de données ou la gestion de projets. Bien que ces outils puissent améliorer considérablement la productivité. Ils ne répondent pas aux normes définies par les DSI en termes de conformité ainsi qu’aux règles de sécurité internes. Par exemple, des données sensibles peuvent être partagées avec des applications IA qui ne respectent pas les attentes de l’entreprise, ouvrant la voie à des violations potentielles et à des pertes de confidentialité.

Pour les DSI, l’enjeu est de surveiller l’usage de ces technologies et d’intégrer des solutions d’IA approuvées qui respectent les politiques de sécurité de l’entreprise.

Le rôle du CASB dans la gestion des activités des salariés

Pour gérer, superviser et surtout sécuriser, il faut avant tout avoir une visibilité. Pour répondre à cela, de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions de Cloud Access Security Broker (CASB). Un CASB est une solution qui se situe entre les utilisateurs de services cloud et les fournisseurs de ces services. Il permet de fournir un contrôle et une visibilité complète sur l’usage des applications cloud, qu’elles soient autorisées ou non par l’entreprise. 

Le CASB joue un rôle crucial dans la sécurisation du shadow IT en offrant plusieurs fonctionnalités essentielles. Il offre une visibilité quasi totale sur les applications cloud. Le CASB permet une analyse en temps réel du trafic des collaborateurs et fait appel à une base de données d’application SaaS qui associe, domaines, IP et application SaaS utilisées au sein de l’entreprise, que celles-ci soient approuvées ou non. Cela permet à la DSI de mieux comprendre l’étendue et d’en évaluer les risques.

Les fonctions clés du CASB permettent : 

• D’assurer la conformité réglementaire en surveillant et en appliquant des politiques alignées sur des normes telles que le RGPD, évitant ainsi les sanctions financières et les atteintes à la réputation de l’entreprise.
• L’intégrations des outils de gestion des accès et des identités, permettant de contrôler précisément qui peut accéder à quelles applications et données, tout en détectant et en bloquant les comportements malveillants grâce à une surveillance en temps réel.
• De faciliter la gouvernance du cloud et en réduisant les risques liés au shadow IT, le CASB permet aux entreprises de maintenir un équilibre optimal entre productivité des employés et sécurité de l’infrastructure IT, tout en favorisant l’innovation et l’agilité nécessaires dans un environnement technologique en constante évolution.

De par ces fonctions, le CASB devient un élément essentiel de la sécurisation des environnements d’entreprise. Il s’inscrit dans une approche plus globale visant à répondre à l’ensemble des besoins de sécurisation d’une structure à travers le SSE (Security Service Edge) permettant de maximiser les surface de réponses aux menaces, en combinant des fonctions de SWG, ZTNA, DLP et le CASB offrant une réponse stratégique complète en termes de sécurité.

Conclusion

Le shadow IT, bien qu’il puisse présenter des avantages en termes de réactivité et de productivité, implique de sérieux défis en matière de sécurité, de conformité et de gestion des risques pour les DSI. À l’avenir, l’un des principaux enjeux pour les DSI sera de trouver un équilibre entre permettre aux collaborateurs de rester productifs et assurer une sécurité robuste de l’infrastructure IT.

Comme nous avons pu le voir, des outils comme le CASB et une sensibilisation accrue des collaborateurs sont des approches complémentaires permettant de mieux gérer le shadow IT, tout en répondant aux besoins de sécurité, de conformité et d’efficacité des entreprises modernes.