La fonction de diffusion individuelle de la charte informatique
La charte informatique fait partie des meilleures pratiques afin de fixer les règles d’utilisations des ressources informatiques et notamment d’Internet.
Pour être juridiquement opposable aux salariés, elle doit être déployée comme un règlement intérieur en conformité avec le droit du travail pour les entreprises et selon un acte règlementaire pour les administrations.
Il est donc nécessaire de :
- La soumettre au comité d’entreprise, à défaut aux représentants du personnel, ou au comité technique dans les administrations, ainsi qu’à l’avis du comité d’hygiène et de sécurité
- La diffuser individuellement
- La diffuser collectivement, à une place accessible sur le lieu de travail
- La déposer au greffe du conseil des prud’hommes (pour les personnes qui dépendent du code du travail)
- La transmettre à l’inspection du travail en 2 ex (pour les personnes qui dépendent du code du travail)
Si la discussion collective est une étape qui peut prendre du temps, la principale préoccupation de la DSI et de l’entreprise réside dans l’étape de la diffusion individuelle. En effet, en cas de litige, il est difficile de prouver que la charte a été diffusée individuellement.
La fonction de diffusion individuelle de la charte informatique
Olfeo a développé une fonction permettant de diffuser individuellement la charte Internet, comme l’impose le code du travail selon le principe de transparence, et de disposer de la garantie que cette charte a bien été porté à la connaissance de chaque salarié.
La fonction Olfeo propose de diffuser individuellement la charte à travers un message personnalisable soit à la première connexion Internet d’un salarié soit lors de la mise en vigueur d’une nouvelle version de la charte.
Olfeo permet également de conserver les logs des employés ayant validé la prise de connaissance de la charte à une date précise.